مرتضی ایراندوست / کارشناس ارشد مدیریت صنعتی
جانشین‌پروری ( Succession ) یک استراتژی هوشمند مدیریت استعداد می‌باشد که میتواند موجب حفظ استعداد در درون سازمان باشد و سازمان را از مهارت های مورد نیاز برای پاسخ به تغییرات سریع که محیط تجاری امروز به وجود می آورد، مطمئن سازد.
جانشین پروری ایجاد مخزنی برای شناسایی افراد موثر در سازمان و پرورش آنها برای تصدی مشاغل استراتژیک (حیاتی و کلیدی) در سازمان است. و یکی از فرآیندهای بسیار مهم در سیر تکاملی سازمانها بوده و اجرا آن به رهبران شایسته و حرفه‌ای وابسته است تا بقای سازمان و باقی ماندن در میدان رقابت با سایر سازمانها را تضمین کنند.
جانشین پروری یک رویکرد سیستمی و فرآیند ساختار یافته است که بدون اجرای تکنیک‌ها و دانش کافی، کارایی نخواهد داشت. و در واقع یک روش بسیار موثر برای تامین منابع انسانی مستعد و کارآمد برای سازمانها به شمار می‌رود.به کمک این رویکرد، زیرساخت لازم برای تامین و استخدام منابع انسانی مناسب موقعیتهای شغلی حساس و پستهای مدیریتی رده بالا و کلیدی در سازمانها فراهم می شود.
به کارگیری روشهای جانشین‌پروری با تکیه براصول و قوائد آن، سازمان را قادر به شناسایی و پرورش استعدادهای مهم می‌سازد که این رویکرد، رهبری اثربخش سازمان را تداوم بخشیده و مسیر صحیح تکاملی سازمان را تضمین می‌کند.
جانشین‌پروری ابزاری پایه‌ای برای یادگیری و انتقال تجارب سازمانی است چراکه از طریق ان اطمینان حاصل میشود تجارب سازمانی که از ان تحت عنوان حافظه سازمانی نام برده میشود حفظ می‌گردد.
در این صورت با تقویت یادگیری حلقه دوم بهبود مستمر در عملکرد سازمان محقق میشود. برنامه جانشین‌پروری، مدیران ارشد سازمانها و شرکت‌ها را قادر می‌سازد استانداردهای عملیاتی و عملکردی مدیران را تعریف کنند، از پیوستگی عملیات مدیریت اطمینان پیدا کنند،کاندیداهای بارز برای پستهای مدیریت ارشد را شناسایی و توسعه داده و رضایت شغلی کارکنان را افزایش دهند.
فرآیند جانشین پروری در یک سازمان فرآیندی است که طی آن افراد شایسته برای احراز مشاغل کلیدی یک سازمان، از میان افراد واجد شرایط انتخاب و پرورش داده میشوند.در واقع فرآیند جانشین پروری فرآیندی برای پرورش استعدادها در پستهای مدیران اجرایی، رهبران یا کارکنان کلیدی در هنگام جابجایی آنها به سمت‌های دیگر، ترک شغل، اخراج، بازنشستگی یا فوت است.
فرآیند جانشین پروری تضمین می‌کند که یک کسب و کار پس از خالی شدن یک پست مهم و کلیدی به راحتی به فعالیت خود ادامه دهد. زیرا یک ذخیره همیشگی از بهترین استعدادها را دارد. همچنین یک سازمان ممکن است برای حفظ دانش موجود در شرکت، شناسایی شکاف‌های مهارتی جهت آموزش و سرمایه‌گذاری بر روی کارکنان، این فرآیند را اجرا کند.
در مورد اهمیت فرایند جانشین‌پروری در سازمانها، لاوینگا ( Lavinga) بیان می‌کند که جانشین‌پروری یک عامل اساسی و حیاتی است که باید با اهداف استراتژیک سازمان مرتبط باشد و از استراتژی سازمان گرفته شود و به طور مستقیم مدیران صف را درگیر کند. نادلر ( Nudler ) نیز معتقد است که جانشین‌پروری مدیران دومین موضوع مهمی است که سازمانهای امروزی با ان مواجه هستند.
باید به این نکته اشاره کرد که فرآیند جانشین پروری در یک سازمان زمانی ضرورت دارد که:
۱- نرخ خروج کارکنان کلیدی در سازمان افزایش می‌یابد. ۲- بخش قابل توجهی از سازمان را جمعیت بازنشسته تشکیل دهند. ۳- کارکنان سازمان از نوع دانشی هستند و جایگزین‌سازی دشوار است. ۴- سازمان قصد توسعه یا کوچک‌سازی داشته باشد. ۵- تغییرات محیطی و تکنولوژیک وجود داشته باشد. ۶- روحیه و انگیزه کارکنان به دلیل این که امیدی به ارتقاء ندارند، کاهش یافته باشد.
در فرآیند جانشین پروری مدیران و رهبران سازمان با چالش‌هایی روبه‌رو هستند. تنها مدیران بادانش و خبره می‌توانند این چالشها را با موفقیت پشت سر بگذارند. برخی از چالش‌های اساسی پیش‌روی مدیران و رهبران در فرآیند جانشین پروری عبارتند از:
۱- ایجاد تغییرات لازم و توانایی مقابله با مقاومت‌ها و موانع احتمالی ناشی از تغییرات جانشین پروری ۲- تعیین نقطه شروع مناسب برای مدیریت تغییرات جانشین پروری، توانایی در مسئله‌یابی و شناسایی چالشها در سازمان ۳- برقراری ارتباط میان استراتژی‌های سازمان که به فرآیند جانشین پروری نیاز دارند تا بتوانند اجرا شوند؛ چرا که بسیاری از استراتژی‌ها و برنامه‌های سازمان تنها با تعیین مدیران آینده سازمان قابل اجرا هستند. ۴- مهارت در تحلیل ریسک افراد کلیدی و موقعیتهای شغلی حساس که تعیین می‌کند کدام یک از بخش‌های سازمان در فرآیند جانشین پروری و از دست دادن مهره‌های کلیدی پرریسک‌تر هستند. ۵- مهارت در پیشبرد فازهای مجاب کردن مدیران ارشد و سیاست‌گذاران سازمان، در نظر گرفتن ساختار و فرهنگ سازمانی و فرآیندهای کاری، همگام کردن فرآیند جانشین پروری و استراتژی‌های کلی و منابع انسانی سازمان.
جانشین پروری جزء حیاتی یک استراتژی قوی مدیریت استعداد است. این عمل مزایای زیر را دارد:
۱- افزایش حفظ و روحیه کارکنان ۲- مجموعه‌ای متنوع‌تر از رهبران ۳- فرهنگ شرکتی قوی‌تر ۴- نیروی کار آینده‌نگر ۵- افزایش در دسترس بودن افراد توانمند برای پستهای مدیریتی ۶- به حداقل رسیدن خطر از دست دادن رهبران باتجربه شرکت ۷- صرف منابع مالی کمتر برای جست‌وجوی خارجی و توسعه متقاضیان ۸- ایجاد رویه‌های رسمی بخش‌های منابع انسانی برای حمایت از فرآیند انتخاب مدیریت عالی و میانی.
اما برنامه جانشین پروری ملاحظاتی دارد که برای موفقیت در پیاده سازی آن باید به آنها توجه کرد. بر اساس تحقیقات کانگر و فولمر (۲۰۰۳) برنامه ریزی جانشین پروری می‌بایست با بحث پرورش و آماده‌سازی قابلیت‌های رهبری و مدیریت سازمان در کنار یکدیگر و تحت عنوان مدیریت جانشین پروری بررسی شوند. این دو محقق شش شرکت را که در اجرای مدیریت جانشین پروری موفق بوده‌اند را با روشهای کمی و کیفی مورد بررسی قرار داده‌اند. بر اساس این تحقیقات پنج قاعده کلی به شرح ذیل برای موفقیت مدیریت جانشین پروری ارائه شده است:
قاعده اول : که قواعد بعدی همه روی آن بنا نهاده میشوند، تمرکز بر توسعه است. مدیریت جانشین پروری می‌بایست یک سیستم منعطف و مبتنی بر فعالیتهای توسعه‌ای باشد. هدف این برنامه‌ها، آماده‌سازی کاندیداهای جانشینی از طریق شیوه‌های آموزش حین کار و فعالیت‌هایی از قبیل تفویض اختیار، برای تصاحب مشاغل هدف می‌باشد.
قاعده دوم: تمرکز بر مشاغل کلیدی در برنامه جانشینی است؛ مشاغلی که برای سلامت بلند مدت سازمان لازم هستند نه همه مشاغل.
قاعده سوم: آشکارا بودن سیستم و دوری از ابهام است. برنامه جانشین پروری می‌بایست به شکل کاملاً شفاف پیاده و ارائه شود، و افراد در هر لحظه، از وضعیت خود با خبر باشند. در این سیستم‌ها، رویه‌ها و قوانین به همه افراد سازمان انتقال داده میشود. شاید در گذشته بر پنهان کردن برنامه تاکید می‌شد ولی امروزه با توجه به مزایای شفافیت، اعتقاد بر آشکارسازی برنامه است.
قاعده چهارم: اندازه‌گیری مستمر پیشرفت و دوری کردن از ذهنیت سنتی برنامه‌ریزی جایگزینی است. مدیران می‌بایست به شکل مستمر وضعیت سیستم و هر کدام از کاندیداها را تحت نظر داشته باشند تا مطمئن شوند که مسیر پیشرفت به درستی طی میشود.
قاعده پنجم: منعطف نگاه داشتن سیستم می‌باشد. طراحان سیستم می‌بایست بر اساس بازخوردهایی که از مجریان دریافت می‌کنند، نقائص سیستم را برطرف کرده و به بهبود مستمر آن مبادرت ورزند.
مدیریت و برنامه‌ریزی جانشین‌پروری
مدیریت و برنامه‌ریزی جانشین‌پروری، کوششی سنجیده و سامان‌مند است که یک سازمان برای اطمینان از تداوم رهبری در موقعیتهای کلیدی، نگهداری و پرورش سرمایه‌های فکری و عملی برای پیشرفت و تشویق افراد به ارتقا انجام میدهد.برنامه‌ریزی جانشین‌پروری سامان‌مند زمانی مطرح میشود که یک سازمان روشهای ویژه‌ای را برای شناسایی، پرورش، حفظ و نگهداری در بلندمدت تهیه کند.به عبارتی مدیریت و برنامه‌ریزی جانشین پروری به سازمان اطمینان میدهد که کارکنان مناسب را برای تصدی مشاغل در زمان مناسب در اختیار خواهد داشت.
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری را میتوان تلاشی به منظور طرح‌ریزی برنامه‌ای برای تعداد مناسب و شایسته از مدیران و کارمندان با مهارتهای کلیدی دانست به نحوی که انان در زمان بازنشستگی،فوت، بیماری یا ارتقا کارمندان دیگر و حتی موقعیتهای جدیدی که در برنامه‌های اینده سازمان به وجود می‌اید جانشینان مناسبی باشند.
با توجه به اینکه در سال‌های اخیر مفهوم منابع انسانی، جای خود را به سرمایه انسانی داده است. استعدادیابی و جذب نیروی انسانی ماهر و شایسته و جانشین پروری اهمیت مضاعفی پیداکرده است جانشین پروری یک رویکرد سیستمی و فرآیند ساختار یافته است که بدون اجرای تکنیک‌ها و دانش کافی، کارایی لازم را نخواهد داشت.
در واقع این فرایند یک روش بسیار موثر برای تامین منابع انسانی مستعد و کارآمد برای سازمانها به شمار می‌رود.ازآنجا که جانشین‌پروری نوعی برنامه‌ریزی نیروی کاراست که بر امادگی کارکنان برای جایگزینی پستهای بلاتصدی متمرکز است و این تمرکز بیشتر در سطوح مدیریت ارشد و مدیریت اجرایی قرار دارد لذا انتظار می‌رود سازمان برای کسب این مهم و نیز اجرای جانشین‌پروری، کارکنانی توانمند و با استعداد را پرورش دهد.
