بهینه‌سازی فرآیندها

صهبا سروندی / کارشناس ارشد صنایع

سازمان‌ها در راستای برنامه‌های راهبردی، ماموریت و اهداف تدوین شده خود و همچنین به منظور رسیدن به اهداف والای سازمانی موردنظر، دارای فرایندهایی به منظور انجام فعالیت‌ها و شرح وظایف پرسنل می‌باشند که در همین راستا آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های داخلی را طی سالیان گذشته تدوین کرده‌اند و مطابق با آن، برنامه اجرایی انجام می‌شود.

با توجه به تحولات در دنیای پر تغییر امروز، این احتمال همواره وجود دارد که برخی از دستورالعمل‌ها، با تغییرات مولفه‌های داخلی و خارجی سازمان، نیاز به تغییراتی داشته باشند که اقدام در این زمینه از الزامات سازمانی محسوب می‌شود. حقیقت این است، فرایندهایی که برای محیطِ کاری سنوات قبل و شرایط کسب و کار در سالیان گذشته کارایی داشته‌اند، امروز کارایی خود را از دست داده‌اند و دیگر نمی‌توانند سازمان را در مسیر موفقیت و توسعه هدایت کنند.

با توجه به پیشرفت تکنولوژی و ظهور فناوری‌های نوین، به نظر می‌رسد که بخشی از فعالیت‌های سازمانی باید در بسترهای نرم‌افزارهای نوین و فضای مجازی جاری شود که این امر سبب تغییراتی در فرایندهای سازمان نیز خواهد شد تا همسو با تکنولوژی، به صورت بهینه تدوین یا بازنگری شوند.

مهندسی مجدد فرایندها و بهبود فرایندها این امکان را می‌دهد که از طریق بازاندیشی در فعالیت‌‌های سازمانی بتوان به کارایی و اثربخشی مطلوب‌تری دست یافت. این روش‌ها با شناسایی و حذف فرآیندهای اضافی و آن‌هایی که ارزش افزوده‌ای ایجاد نمی‌کنند، سعی در بهبود شرایط سازمان در ابعاد گوناگون دارند. مهاجرت سازمان‌ها از رویکرد وظیفه‌‌گرا بودن (که در دنیای امروز یک رویکرد قدیمی محسوب می‌شود) به رویکرد فرآیند محوری از دستاوردهای نوین پروژه های بهبود فرایند هاست.

معمولاً در انجام فعالیت‌های مربوط به یک فرایند، واحدهای مختلفی از سازمان دخیل هستند که این موضوع دارای ابعاد مثبت و منفی بسیاری است. یکی از جنبه‌های مثبت این موضوع انجام فعالیت‌های مربوطه در قالب کار تیمی است که از نکات کلیدی و مهم در سازمان‌های پیشرو محسوب می‌شود. اما اگر چنین فرهنگی در بنگاه اقتصادی جاری نباشد و کارتیمی به عنوان یک ارزش محسوب نشود، ممکن است در فرایندهایی که چندین واحد سازمانی در آن مشارکت دارند، نشانه هایی از عدم‌هسویی‌ها و بروز مشکلات را نمایان سازد.

کم‌کاری ها، مقصر دانستن پرسنل دیگر و واحدهای دیگر، مشارکت نکردن در جلسات، ارائه نکردن ایده‌های مطلوب، مخالفت‌های بی‌اساس و… تماماً از این موضوع نشات می‌گیرند. بنابراین پروژه‌های بهبود فرآیندها به منظور جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی و همچنین در راستای رفع تکرارها، اتلاف‌ها، تاخیرها و… در فرآیندهای سازمانی، کاربرد اساسی دارند و مدیران سازمانی می‌توانند از طریق آموزش‌های صحیح و بهره‌گیری از مشاوران این حوزه نسبت به انجام پروژه‌های مربوطه اقدم نمایند و از این طریق شاهد رفع مشکلات ناشی از عدم سیستمی بودن فرایندها شوند.

به‌طور کلی سیستمی بودن فرایندها این امکان را می‌دهد که فعالیت‌های موردنظر، در سازمان به صورت جاری و خود به خود، مسیر خود را طی نمایند و عوامل انسانی، ماشینی، تجهیزات و به طور کلی عوامل محیطی، تاثیر منفی کمتری را در روند اجرای فرایند داشته باشند و تمام سیستم یک هدف را دنبال کند و آن هدف انجام مطلوب فرایند مورد نظر با توجه به معیار مهم زمان باشد.

نبود «نگرش سیستمی» در بنگاه اقتصادی سبب بوجود آمدن مشکلات عدیده‌ای خواهد شد که ممکن است انگیزه‌های پرسنلی را کاسته و سبب کاهش عملکرد مطلوب آنان شود و آسیب‌های جبران‌ناپذیری را به بدنه سازمان وارد سازد. برخی از سازمان‌ها دارای تاخیرهای زمانی در جاری شدن فعالیت‌‌ها هستند و اصطلاحاً از سرعت پایین پاسخ‌دهی به نیازها رنج می‌برند که اگر این مشکلات رفع نشود آسیب‌های جدی‌تری از جمله کاهش کیفیت خدمات، کاهش رضایت پرسنل، فرسودگی شغلی، تحمیل شدن هزینه‌های گزاف به بنگاه اقتصادی، رکود و … گریبان‌گیر مدیران خواهد شد.

لذا در مرحله اول، فرایندهایی که دارای مشکلات اساسی هستند و همچنین فرایندهای با اولویت و آن‌هایی که به حیات سازمان بستگی دارند، باید شناسایی و به صورت فهرستی تهیه و تدوین شوند. از سوی دیگر ممکن است برخی فرایندها برای بهبود، نیاز به تغییر آیین‌نامه ها و دستورالعمل‌ها و مواردی از این دست داشته باشد که برای شروع پیشنهاد می‌شود فرایندهایی که تغییرات آنان امکان‌پذیرتر است، انتخاب شوند.