مرتضی ایراندوست/ کارشناس ارشد مدیریت صنعتی
فراموشی سازمانی ( Organizational Forgetting ) از مفاهیم مدیریتی است که کمتر مورد توجه قرار گرفته است.به باور مارتین دیهالن به دو دليل، پرداختن به پديده فراموشي سازماني حياتي است.
نخست آن كه از دست دادن غيرآگاهانه دانش، هزينه هاي زيادي را به آنان تحميل مي كند.دوم آن كه يادگيري سازماني با فرايند فراموشي سازماني مرتبط است و سازمانهايي كه ميخواهند متحول شوند نه تنها بايد با قابليت هايي جديد دانش،آشنا شوند؛ بلكه بايد فراموش كردن دانش قديمي را نيز بیاموزند.
در دهه اخیر و با اهمیت پیدا کردن مفهوم فراموشی سازمانی محققان مدیریت به این مهم دست یافتند که شرکتها نه تنها یاد میگیرند؛ بلکه فراموش نیز میکنند.آنها همچنین دریافتند که مفهوم فراموشی متفاوت از مفهوم یادگیری است و برای سازمان ممکن است زیانآور یا سودمند باشد. شاید بتوان وایتهد را اولین کسی دانست که مفهوم فراموشی سازمانی را به زبان فلسفی بیان کرد.
وي اعتقاد داشت دنیا به شکل یک شبکه از روابط متعامل و بهم پیوسته رفتار میکند و حقیقت، چیزي بجز یک سلسله رویداد هاي متوالی و مرتبط به هم نیست. وی معتقد بود دانشی که نتواند اندیشه هاي پیشینیان خود را فراموش کند، گم خواهد شد. لذا او اولین اندیشمندي است که، فراموشی اندیشه هاي قبلی را مقدمه لازم براي یادگیري بعدي دانش قلمداد کرده است. در سال 1981 هد برگ مقاله اي تحت عنوان چگونه سازمان ها یاد میگیرند و فراموش میکنند منتشر نمود و از این تاریخ اصطلاح فراموشی سازمانی به صراحت در متون مدیریت و یادگیري به کار گرفته شد.
فراموشی سازمانی نوعی یادگیری معکوس است که درآن افراد آموختههای قبلی خود را سهواً یا عمدا کنار میگذارند و یادگیریهای جدید را جایگزین آنها می نمایند.
فراموشی سازمانی از دست دادن داوطلبانه یا غیرداوطلبانه دانش سازمانی است که میتواند به تغییر در قابلیتهای سازمان منجر شود. هولان و همکارانش براي تعریف فراموشی سازمانی آنرا مقابل یادگیري سازمانی قرار دادهاند.
به زعم آنان اگر بپذیریم یادگیري سازمانی افزودن دانش به ذخیره علمی وتخصصی سازمان است، فراموشی سازمانی، عملی معکوس بوده و خارج کردن یا کنار نهادن دانش کهنه از مجموعه دانش سازمان می باشد. بر اساس این تعریف همانگونه که آدمیان عادت قبلی رفتاري خود را کنار نگذراند نمی توانند شیوه جدید رفتاري را پیش گیرند، سازمان ها نیز باید یادگیري پیشین را فراموش کنند تا بتوانند یادگیري تازه اي را جایگزین آن سازند. این مفهوم را فراموشی سازمانی نام نهادند.
فراموشی سازمانی را میتوان در دو بعد: فراموشی عمدي یا برنامه ریزي شده و فراموشی سهوي یا تصادفی دستهبندی کرد:
فراموشی برنامه ریزي شده بوسیله مدیران سازمان اعمال میگردد و در اغلب موارد معطوف به یادگیري هایی است که موجب کاهش بهرهوري در سازمان میشود. ولی فراموشی سهوي یا تصادفی و غیر برنامه اي، حاصل سرشت نسیان پذیري ذهن انسانهاست. این نوع فراموشی زمانی رخ می دهد که کارکنان به علت سختی روش هاي کار یاعدم وجود نظام انگیزشی و نظارتی موثر در سازمان بتدریج روش کار مورد نظر را فراموش می کنند. در اغلب موارد این نوع فراموشی به نفع سازمان نبوده و برنامه هاي سازمانی دچار اختلال میشود.
مهمترین موضوعی که سازمان را به سمت فراموشی سوق میدهد، ناتوانی در کسب و انتشاریادگیري در سازمان می باشد. فراموشی سازمانی به عنوان یکی از عناصر تحول سازمانها نقش اساسی در ایجاد تغییرات ایفا میکند. فراموشی اطلاعات، فنون و دانش هاي ارزشمند سازمانها می تواند موجب ازدست رفتن مزیت هاي رقابتی شود،اما در برخی موقعیتها، فراموشی سازمانی، منجر به افزایش رقابت و حذف عناصر غیر مفید دانش می شود.
فراموشی سازمانی،عدم توانایی سازمان در یادگیري نیست؛ گاهی اوقات لازم است سازمان دانش موجود خود را به شکل آگاهانه کنار گذارد و گاهی دانش به صورت غیرآگاهانه و با گذشت زمان از بین می رود. فراموشی سازمانی، مسئله اصلی سازمان هایی است که فرآیندهاي دانش را به خوبی پایه ریزي نکرده اند،پژوهشها مبین آن هستند که فراموشی سازمانی پدیده اي پویاساز و جریان بخش در سازمان است.که عدم توجه به آن و بهره گیري از آن؛ باعث پدید آمدن مشکلات عملکردي، دورشدن از اهداف تعیین شده و کاهش تعالی سازمانی است و در برهه هایی می تواند خطر حذف سازمان و از بین رفتن ساختار سازمانی را تقویت کند، زیرا باعث انباشت دانش ناکارآمد می شود.
فراموشی سازمانی راهی برای شرکت جهت ازبین بردن دانش منسوخ خود است و تردیدی براعتقادات ازپیش تعیین شده به منظور انطباق با تغییرات محیطی مختلف است این موضوع میتواند برخی از موجودیتهای سازمانی فعلی را رها کند و فضای شناختی جدیدی را برای نوآوری فراهم سازد؛ بنابراین میتواند دانش جدیدی را در سازمان ایجاد کرده، به رسمیت بشناسد و پرورش دهد
مدیران براي اعمال فراموشی سازمانی برنامه ریزي شده یا داوطلبانه می توانند چهار ابزار: ابزار منابع مالی، رویه هاي سازمانی، ساختار سازمانی و درك جمعی و ارزشهايمشترك اعضا و سازمان را بکار گیرند.
– مدیر با حذف منابع مالی، کاهش و افزایش سوق دادن آن به سمت و سوي خاص میتوانند موجبات فراموشی سازمانی را در بخش معینی از سازمان یا در بخش خاصی ازفعالیتهاي سازمان فراهم آورند.
– با تغییر رویه ها و دستورالعمل هاي سازمانی هم می توان فراموشی را تسریع یا متوقف نمود.
– ساختار سازمانی که نشانگر توزیع مسئولیت ها و وظایف افراد سازمان می باشد نیزمیتواند به عنوان ابزار تحقق فراموشی سازمانی از طریق قدرت دادن به یک بخش و یا کاهش قدرت مورد استفاده قرار گیرد.
– نهایتا ارزش هاي نهادینه شده در سازمان که به دانش موجود قداست می بخشد باید تغییر کند تا فراموشی آن دسته از فعالیت ها که بر این ارزش ها استوارند ممکن گردد، که البته کاري دشوار و در برخی موارد غیر ممکن است.
در زمينه طبقه بندي فراموشي سازماني، انديشمندان از دو مبنا به فراموشي سازماني توجه كردهاند:
– ارتباط نوع دانش فراموش شده (دانش نوورود در مقابل دانش در دسترس و قديمي ) و پیامد فراموشی ( پیامد مثبت و منفی ).
– ارتباط روش فراموشی ( آگاهانه بودن فراموشي در مقابل ناآگاهانه بودن فراموشي ) و پیامد فراموشی (پيامدهاي مثبت فراموشي در مقابل پيامدهاي منفي ان ).
ازمی (Azmi) فراموشي را به دو شكلِ برنامه ريزي شده و برنامه ريزي نشده تقسيم مي كند. در نگاه او فراموشي برنامه ريزي شده يك عمل فعال و آگاهانه است كه در آن اطلاعات و دانش موجود درسازمان كنار گذاشته ميشوند. از طرف ديگر فراموشي برنامه ريزي نشده عملي انفعالي و اغلب غير ارادي است كه اطلاعات و دانش حياتي سازمان فراموش ميشود .
آزمي با تركيب دو عامل روش فراموشي و پيامدهاي فراموشي، فراموشي سازماني را درچهار حالت توصيف كرده است :
– غفلت: در اين حالت سازمان به صورت برنامه ريزي نشده، داده ها، اطلاعات، دانش، مهارت وروشهاي خود را به سبب غفلت از دست ميدهد اين از دست دادن، منجر به پيامدهاي ناخواسته و منفي براي سازمان ميگردد.بسياري از سازمانها بواسطه كمبود مراقبت، غفلت و كوتاه انديشي مديران به اين حالت گرفتار شده و اطلاعات حياتي سازمان خود را از دست مي دهند.
– خرابکاری : اين حالت از فراموشي، زماني اتفاق ميافتد كه سازمان به شكل برنامه ريزي شده بخشي از داده ها و دانش خود را فراموش مي كند، اين فراموشي منجر به اثرات منفي بر روي عملكرد سازمان ميگردد. از دست دادن اين داده ها، اطلاعات و دانش، سازمان را در محيط رقابت ناتوان ميكند. آسيب به جايگاه رقابتي مي تواند ناشي از برنامه ريزي هاي برون سازماني نيز صورت پذيرد؛ عملياتي شبيه هك كردن اطلاعات و خرابكاري هاي اطلاعاتي نمونه هايي از اين حالت است.
– اضمحلال : اين حالت از فراموشي در سازمان، ناشي از اقدامات برنامه ريزي نشده اي است كه پيامدهاي مثبتي را براي سازمان به ارمغان مي آورد. همچنان كه سازمان ها تكامل يافته و رشد مي كنند، تمايل دارند اطلاعات و مهارت هاي گذشته را كه چندان نيازي به آنها نيست، فراموش كنند. فراموشي مهارت ها و دانش هاي منسوخ شده، نتيجه طبيعي گذر زمان مي باشد كه نتايج مثبتي را هم به همراه دارد.
– یادگیری زدایی : اين حالت بيانگر تلاش سازمان در فراموشي يك تجربه ناموفق است .در اين حالت ،سازمان با يك تلاش برنامه ريزي شده و آگاهانه، به بازنگري جهت گيري هاي استراتژيك خود مي پردازد و بخشي از دانش خود را براي اثربخشي بيشتر سازمان فراموش مي كند
یکی از انتقاداتی که به نظریه فراموشی سازمانی وارد شده است در مورد فراموشی سازمانی یا بازافرینی حافظه سازمانی است. در واقع منتقدان بر این نکته اصرار می ورزندکه فراموشی رخ نمی دهد و ذهن از دانش قبلی تخلیه نمی شود بلکه بازآفرینی یا خلق مجدد دانش رخ میدهد و ذهن بطور پویا دانش خود را از تلفیق و ترکیب و نوسازي دانش قبلی تازه و به روز می کند.
کیسی و اولیورا در نقد نظریه فراموشی سازمانی به عامل قدرت اشاره میکنند و فراموشی را تابعی از گردش قدرت در سازمان قلمداد میکنند. موضوعی که مد نظر پیشگامان نظریه فراموشی سازمانی نبوده است. بعبارت دیگر فراموش کردن برخی دانشها نه بخاطر بهره وري بیشتر سازمان بلکه به علت قدرت مدیران و مسئولانی است که مایلند دانشی منسوخ شده و دانشی دیگر جایگزین آن گردد و در اینجا قدرت نقش اصلی را ایفا می کند.
