6 استراتژی برای مکالمات و جلسات موثرتر

مسعود شریعت زاده؛ مدیر مسئول

تعداد جلسات اینترنتی برای کسب و کارها هر روز بیشتر شده و لذا باید توجه داشت که این قرار ملاقاتها دارای چه ویژگی های خاصی هستند و چگونه می توان از زمان بهره بیشتری برد و مزایای این نوع جلسات را به حداکثر رساند.

اگرچه جلسات آنلاین یا مجازی می توانند راحت باشند، اما می توانند باعث شوند شرکت کنندگان جدی تر شوند، زیرا ممکن است منجر به از دست دادن علاقه و تمرکز شوند. وقتی حواس مردم پرت می‌شود، تمرکزمان را در جلسه از دست می‌دهیم و در نتیجه به زمان بیشتری برای تکرار آنچه گفته شده و یا مفهومی که می خواهیم انتقال بدهیم؛ نیازاست.

طبق بررسی های بین المللی 47 درصد از زمانی که برای جلسات اختصاص داده می شود؛ تلف می شود و اکنون به نظر می رسد که وضعیت جلسات در حال بدتر شدن است، زیرا طبق نظرسنجی انجام شده با تعدادی از مدیران ارشد، که در رسانه بین المللی روانشناسی امروز منتشر شده 71 درصد از آنها گزارش داده اند که جلسات فاقد بهره وری و اثربخشی است و این نه تنها بد است، بلکه یک وخامت محسوس است.

اما ریشه مشکل در این نوع جلسات کجاست؟ روانشناس دکتر رایلی نادلر، راهبردهایی را برای مکالمات و جلسات موثرتر بررسی کرده که سعی می کنیم تیتروار به آنها بپردازیم:

1- اهداف روشنی تعیین کنید

قبل از جلسه، اهداف و نتایج مورد نظر را به وضوح تعریف کنید. این به شرکت کنندگان کمک می کند متمرکز بمانند و اطمینان حاصل شود که جلسه در مسیر خود باقی می ماند.

این اهداف که قبل از جلسه از طریق یک دستور کار دقیق به شرکت کنندگان ارائه شده است، راهنمایی می کند و از درک کامل دلیل جلسه اطمینان حاصل می کند و لذا منجر به آمادگی کامل و سازنده می شود.

2- دستور کار را از قبل تنظیم کنید

چه شرکت کنندگان جلسه در یک ساختمان باشند و چه در سراسر جهان پخش شده باشند، مهم است که همه آنها از جزئیات جلسه آگاه باشند. اگرچه ممکن است برنامه های رسمی مانند گذشته مورد استفاده قرار نگیرند، شما باید دوباره این سنت را احیا کنید. موضوعات جلسه را در بدنه تقویم قرار دهید، با مدعوین جلسه تماس بگیرید یا قبل از جلسه سندی را ایمیل کنید.

3- ذینفعان کلیدی را در گیر کنید

حتی بهترین جلسه برنامه ریزی شده ممکن است بدون چهره های کلیدی که قرار بود در آنجا حضور داشته باشند، مسیر خود را از دست بدهد. برای اطمینان از موفقیت جلسه خود، برقراری ارتباط مستقیم با افراد کلیدی در بحث و اطمینان از حضور و مشارکت آنها در گفتگو را در اولویت قرار دهید.

4- زمان را به طور موثر مدیریت کنید

در دنیای پر سرعت امروز، مدیریت موثر زمان برای برگزاری جلسات موثر و سازنده بسیار مهم است. مدیریت زمان به ما این امکان را می دهد که از منابع محدود خود نهایت استفاده را ببریم و اطمینان حاصل کنیم که جلسات متمرکز، موثر و به اهداف مورد نظر خود می رسند.

5- حواس پرتی را به حداقل برسانید

در عصر دیجیتال امروزی، حواس‌پرتی‌ها به راحتی می‌توانند جلسه را از مسیر خارج کنند. شرکت‌کنندگان را تشویق کنید تا با کنار گذاشتن تلفن‌ها یا لپ‌تاپ‌هایشان، حواس‌پرتی را به حداقل برسانند، مگر اینکه برای جلسه ضروری باشد. این به حفظ تمرکز و بهره وری کمک می کند.

6- ارائه نظرات و مشاهدات

زمانی که یک کارمند به موفقیت می رسد، یک مدیر باید فرصت هایی برای ارائه بازخورد پیدا کند تا آن را تشخیص دهد و تقویت کند؟ استفاده از کلمه “زیرا” پس از تایید شخصی شما را مجبور می کند که در مورد رفتار مثبت خود دقیق باشید. به عنوان مثال: شما در جلسه خوب عمل کردید زیرا پاسخ های شما صحیح بود، دیگران را تشویق به صحبت کردید و ویژگی های مدیریتی خود را نشان دادید.

از یاد نبرید که قبل از جلسه، یادداشت‌ها یا اطلاعات پیش‌زمینه‌ای را که ممکن است استفاده کنید و همچنین هرگونه سؤالی را جمع‌آوری کنید زیرا هنگامی که فهرست یا مجموعه ای از نکات را تهیه می کنید، فشار کمتری بر شما وارد می شود تا به سؤالات فوری فکر کنید، بنابراین می توانید بهبحث مسلط تر باشید. شما می توانید هر سوالی را که دارید در دستور کار بنویسید یا سندی از یادداشت های خود را قبل از جلسه با اهداف اولیه و ایده های مهم تهیه کنید.