مرتضی ایراندوست/ کارشناس ارشد مدیریت صنعتی
فراموشی سازمانی ( Organizational Forgetting ) از مفاهیم مدیریتی است که کمتر مورد توجه قرار گرفته است.به باور مارتین دی‌هالن به دو دلیل، پرداختن به پدیده فراموشی سازمانی حیاتی است.
نخست آن که از دست دادن غیرآگاهانه دانش، هزینه های زیادی را به آنان تحمیل می کند.دوم آن که یادگیری سازمانی با فرایند فراموشی سازمانی مرتبط است و سازمان‌هایی که می‌خواهند متحول شوند نه تنها باید با قابلیت هایی جدید دانش،آشنا شوند؛ بلکه باید فراموش کردن دانش قدیمی را نیز بیاموزند.
در دهه اخیر و با اهمیت پیدا کردن مفهوم فراموشی سازمانی محققان مدیریت به این مهم دست یافتند که شرکتها نه تنها یاد میگیرند؛ بلکه فراموش نیز میکنند.آنها همچنین دریافتند که مفهوم فراموشی متفاوت از مفهوم یادگیری است و برای سازمان ممکن است زیان‌آور یا سودمند باشد. شاید بتوان وایتهد را اولین کسی دانست که مفهوم فراموشی سازمانی را به زبان فلسفی بیان کرد.
وی اعتقاد داشت دنیا به شکل یک شبکه از روابط متعامل و بهم پیوسته رفتار میکند و حقیقت، چیزی بجز یک سلسله رویداد های متوالی و مرتبط به هم نیست. وی معتقد بود دانشی که نتواند اندیشه های پیشینیان خود را فراموش کند، گم خواهد شد. لذا او اولین اندیشمندی است که، فراموشی اندیشه های قبلی را مقدمه لازم برای یادگیری بعدی دانش قلمداد کرده است. در سال ۱۹۸۱ هد برگ مقاله ای تحت عنوان چگونه سازمان ها یاد میگیرند و فراموش میکنند منتشر نمود و از این تاریخ اصطلاح فراموشی سازمانی به صراحت در متون مدیریت و یادگیری به کار گرفته شد.
فراموشی سازمانی نوعی یادگیری معکوس است که درآن افراد آموخته‌های قبلی خود را سهواً یا عمدا کنار می‌گذارند و یادگیری‌های جدید را جایگزین آنها می نمایند.
فراموشی سازمانی از دست دادن داوطلبانه یا غیرداوطلبانه دانش سازمانی است که میتواند به تغییر در قابلیت‌های سازمان منجر شود. هولان و همکارانش برای تعریف فراموشی سازمانی آنرا مقابل یادگیری سازمانی قرار داده‌اند.
به زعم آنان اگر بپذیریم یادگیری سازمانی افزودن دانش به ذخیره علمی وتخصصی سازمان است، فراموشی سازمانی، عملی معکوس بوده و خارج کردن یا کنار نهادن دانش کهنه از مجموعه دانش سازمان می باشد. بر اساس این تعریف همانگونه که آدمیان عادت قبلی رفتاری خود را کنار نگذراند نمی توانند شیوه جدید رفتاری را پیش گیرند، سازمان ها نیز باید یادگیری پیشین را فراموش کنند تا بتوانند یادگیری تازه ای را جایگزین آن سازند. این مفهوم را فراموشی سازمانی نام نهادند.
فراموشی سازمانی را میتوان در دو بعد: فراموشی عمدی یا برنامه ریزی شده و فراموشی سهوی یا تصادفی دسته‌بندی کرد:
فراموشی برنامه ریزی شده بوسیله مدیران سازمان اعمال میگردد و در اغلب موارد معطوف به یادگیری هایی است که موجب کاهش بهرهوری در سازمان میشود. ولی فراموشی سهوی یا تصادفی و غیر برنامه ای، حاصل سرشت نسیان پذیری ذهن انسانهاست. این نوع فراموشی زمانی رخ می دهد که کارکنان به علت سختی روش های کار یاعدم وجود نظام انگیزشی و نظارتی موثر در سازمان بتدریج روش کار مورد نظر را فراموش می کنند. در اغلب موارد این نوع فراموشی به نفع سازمان نبوده و برنامه های سازمانی دچار اختلال میشود.
مهمترین موضوعی که سازمان را به سمت فراموشی سوق میدهد، ناتوانی در کسب و انتشاریادگیری در سازمان می باشد. فراموشی سازمانی به عنوان یکی از عناصر تحول سازمانها نقش اساسی در ایجاد تغییرات ایفا میکند. فراموشی اطلاعات، فنون و دانش های ارزشمند سازمانها می تواند موجب ازدست رفتن مزیت های رقابتی شود،اما در برخی موقعیتها، فراموشی سازمانی، منجر به افزایش رقابت و حذف عناصر غیر مفید دانش می شود.
فراموشی سازمانی،عدم توانایی سازمان در یادگیری نیست؛ گاهی اوقات لازم است سازمان دانش موجود خود را به شکل آگاهانه کنار گذارد و گاهی دانش به صورت غیرآگاهانه و با گذشت زمان از بین می رود. فراموشی سازمانی، مسئله اصلی سازمان هایی است که فرآیندهای دانش را به خوبی پایه ریزی نکرده اند،پژوهشها مبین آن هستند که فراموشی سازمانی پدیده ای پویاساز و جریان بخش در سازمان است.که عدم توجه به آن و بهره گیری از آن؛ باعث پدید آمدن مشکلات عملکردی، دورشدن از اهداف تعیین شده و کاهش تعالی سازمانی است و در برهه هایی می تواند خطر حذف سازمان و از بین رفتن ساختار سازمانی را تقویت کند، زیرا باعث انباشت دانش ناکارآمد می شود.
فراموشی سازمانی راهی برای شرکت جهت ازبین بردن دانش منسوخ خود است و تردیدی براعتقادات ازپیش تعیین شده به منظور انطباق با تغییرات محیطی مختلف است این موضوع میتواند برخی از موجودیتهای سازمانی فعلی را رها کند و فضای شناختی جدیدی را برای نوآوری فراهم سازد؛ بنابراین میتواند دانش جدیدی را در سازمان ایجاد کرده، به رسمیت بشناسد و پرورش دهد
مدیران برای اعمال فراموشی سازمانی برنامه ریزی شده یا داوطلبانه می توانند چهار ابزار: ابزار منابع مالی، رویه های سازمانی، ساختار سازمانی و درک جمعی و ارزشهایمشترک اعضا و سازمان را بکار گیرند.
– مدیر با حذف منابع مالی، کاهش و افزایش سوق دادن آن به سمت و سوی خاص می‌توانند موجبات فراموشی سازمانی را در بخش معینی از سازمان یا در بخش خاصی ازفعالیتهای سازمان فراهم آورند.
– با تغییر رویه ها و دستورالعمل های سازمانی هم می توان فراموشی را تسریع یا متوقف نمود.
– ساختار سازمانی که نشانگر توزیع مسئولیت ها و وظایف افراد سازمان می باشد نیزمیتواند به عنوان ابزار تحقق فراموشی سازمانی از طریق قدرت دادن به یک بخش و یا کاهش قدرت مورد استفاده قرار گیرد.
– نهایتا ارزش های نهادینه شده در سازمان که به دانش موجود قداست می بخشد باید تغییر کند تا فراموشی آن دسته از فعالیت ها که بر این ارزش ها استوارند ممکن گردد، که البته کاری دشوار و در برخی موارد غیر ممکن است.
در زمینه طبقه بندی فراموشی سازمانی، اندیشمندان از دو مبنا به فراموشی سازمانی توجه کرده‌اند:
– ارتباط نوع دانش فراموش شده (دانش نوورود در مقابل دانش در دسترس و قدیمی ) و پیامد فراموشی ( پیامد مثبت و منفی ).
– ارتباط روش فراموشی ( آگاهانه بودن فراموشی در مقابل ناآگاهانه بودن فراموشی ) و پیامد فراموشی (پیامدهای مثبت فراموشی در مقابل پیامدهای منفی ان ).
ازمی (Azmi) فراموشی را به دو شکلِ برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده تقسیم می کند. در نگاه او فراموشی برنامه ریزی شده یک عمل فعال و آگاهانه است که در آن اطلاعات و دانش موجود درسازمان کنار گذاشته میشوند. از طرف دیگر فراموشی برنامه ریزی نشده عملی انفعالی و اغلب غیر ارادی است که اطلاعات و دانش حیاتی سازمان فراموش میشود .
آزمی با ترکیب دو عامل روش فراموشی و پیامدهای فراموشی، فراموشی سازمانی را درچهار حالت توصیف کرده است :
– غفلت: در این حالت سازمان به صورت برنامه ریزی نشده، داده ها، اطلاعات، دانش، مهارت وروشهای خود را به سبب غفلت از دست میدهد این از دست دادن، منجر به پیامدهای ناخواسته و منفی برای سازمان میگردد.بسیاری از سازمانها بواسطه کمبود مراقبت، غفلت و کوتاه اندیشی مدیران به این حالت گرفتار شده و اطلاعات حیاتی سازمان خود را از دست می دهند.
– خرابکاری : این حالت از فراموشی، زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان به شکل برنامه ریزی شده بخشی از داده ها و دانش خود را فراموش می کند، این فراموشی منجر به اثرات منفی بر روی عملکرد سازمان میگردد. از دست دادن این داده ها، اطلاعات و دانش، سازمان را در محیط رقابت ناتوان میکند. آسیب به جایگاه رقابتی می تواند ناشی از برنامه ریزی های برون سازمانی نیز صورت پذیرد؛ عملیاتی شبیه هک کردن اطلاعات و خرابکاری های اطلاعاتی نمونه هایی از این حالت است.
– اضمحلال : این حالت از فراموشی در سازمان، ناشی از اقدامات برنامه ریزی نشده ای است که پیامدهای مثبتی را برای سازمان به ارمغان می آورد. همچنان که سازمان ها تکامل یافته و رشد می کنند، تمایل دارند اطلاعات و مهارت های گذشته را که چندان نیازی به آنها نیست، فراموش کنند. فراموشی مهارت ها و دانش های منسوخ شده، نتیجه طبیعی گذر زمان می باشد که نتایج مثبتی را هم به همراه دارد.
– یادگیری زدایی : این حالت بیانگر تلاش سازمان در فراموشی یک تجربه ناموفق است .در این حالت ،سازمان با یک تلاش برنامه ریزی شده و آگاهانه، به بازنگری جهت گیری های استراتژیک خود می پردازد و بخشی از دانش خود را برای اثربخشی بیشتر سازمان فراموش می کند
یکی از انتقاداتی که به نظریه فراموشی سازمانی وارد شده است در مورد فراموشی سازمانی یا بازافرینی حافظه سازمانی است. در واقع منتقدان بر این نکته اصرار می ورزندکه فراموشی رخ نمی دهد و ذهن از دانش قبلی تخلیه نمی شود بلکه بازآفرینی یا خلق مجدد دانش رخ میدهد و ذهن بطور پویا دانش خود را از تلفیق و ترکیب و نوسازی دانش قبلی تازه و به روز می کند.
کیسی و اولیورا در نقد نظریه فراموشی سازمانی به عامل قدرت اشاره میکنند و فراموشی را تابعی از گردش قدرت در سازمان قلمداد میکنند. موضوعی که مد نظر پیشگامان نظریه فراموشی سازمانی نبوده است. بعبارت دیگر فراموش کردن برخی دانشها نه بخاطر بهره وری بیشتر سازمان بلکه به علت قدرت مدیران و مسئولانی است که مایلند دانشی منسوخ شده و دانشی دیگر جایگزین آن گردد و در اینجا قدرت نقش اصلی را ایفا می کند.
