جمعبندی
بیشتر مدیران تصور میکنند سختترین بخش ماجرا، خرید نرم افزار حسابداری و انبار است؛ اما واقعیت این است که هزینه اصلی، بعد از خرید شروع میشود.
وقتی اطلاعات مالی و موجودی کالا با هم همخوانی ندارند، گزارش سود واقعی مشخص نیست، ثبت اطلاعات چند بار تکرار میشود و هر ماه چند روز فقط صرف پیدا کردن مغایرتها میشود، مشکل معمولاً از کاربران نیست؛ بلکه از انتخاب نرمافزاری است که متناسب با نیاز کسبوکار انتخاب نشده است.
به همین دلیل، قبل از تصمیمگیری بهتر است چند سؤال مهم را از فروشنده بپرسید؛ سؤالهایی که پاسخ آنها میتواند از هزینههای سنگین آینده جلوگیری کند.
سؤال اول؛ اگر فروش ثبت شود، آیا موجودی و حسابداری همزمان بهروزرسانی میشوند؟
در بسیاری از شرکتها، فروش در یک نرمافزار ثبت میشود، انبار در نرمافزار دیگری مدیریت میشود و حسابداری نیز سیستم جداگانهای دارد.
یک فاکتور فروش ممکن است سه بار در سه سیستم مختلف ثبت شود.
این یعنی:
- احتمال خطای انسانی
- مغایرت موجودی
- دوبارهکاری
- اتلاف زمان
یک نرمافزار مناسب باید بتواند تنها با یک ثبت، تمام بخشهای مرتبط را بهصورت خودکار بهروزرسانی کند.
سؤال دوم؛ آیا نرمافزار با رشد کسبوکار شما رشد میکند؟
امروز شاید فقط یک انبار داشته باشید.
شش ماه دیگر ممکن است سه شعبه و چند انبار داشته باشید.
اگر نرمافزار از ابتدا برای توسعه طراحی نشده باشد، احتمال زیادی وجود دارد که چند سال بعد مجبور شوید دوباره نرمافزار بخرید؛ اتفاقی که هزینه انتقال اطلاعات، آموزش کارکنان و توقف عملیات را نیز به همراه خواهد داشت. یکی از معیارهای مهم انتخاب، مقیاسپذیری و تناسب نرمافزار با اندازه و آینده کسبوکار است.
سؤال سوم؛ گزارشها برای حسابدار طراحی شدهاند یا مدیرعامل؟
بسیاری از نرمافزارها گزارشهای بسیار زیادی تولید میکنند.
اما سؤال مهمتر این است:
آیا این گزارشها به تصمیمگیری کمک میکنند؟
یک مدیر بیشتر از اینکه به صدها گزارش خام نیاز داشته باشد، به پاسخ چند سؤال احتیاج دارد:
- امروز چقدر فروختهایم؟
- موجودی کدام کالا رو به اتمام است؟
- کدام مشتری بیشترین سود را ایجاد کرده؟
- بیشترین سرمایه در کدام کالا خوابیده است؟
سؤال چهارم؛ هزینه واقعی فقط مبلغ خرید است؟
گاهی نرمافزاری که ارزانتر به نظر میرسد، در عمل هزینه بیشتری ایجاد میکند.
- هزینه آموزش
- هزینه پشتیبانی
- هزینه ورود مجدد اطلاعات
- هزینه خطاهای انسانی
- هزینه توقف کار
- و حتی هزینه تعویض نرمافزار در آینده.
به همین دلیل هنگام خرید نرم افزار حسابداری فقط قیمت اولیه را مقایسه نکنید؛ هزینه مالکیت نرمافزار در چند سال آینده را هم در نظر بگیرید.
سؤال پنجم؛ قبل از پرداخت، امکان استفاده واقعی وجود دارد؟
هیچ بروشور یا جلسه فروش، جای تجربه واقعی کار با نرمافزار را نمیگیرد.
اگر قرار است اطلاعات مالی مهم کسبوکار خود را به یک سیستم بسپارید، منطقی است قبل از خرید، محیط واقعی آن را ببینید.
ثبت اسناد، مدیریت انبار، گزارشها و فرآیند فروش را امتحان کنید و مطمئن شوید نرمافزار با شیوه کار سازمان شما سازگار است.
به جای اینکه فقط درباره امکانات نرمافزار بخوانید، آن را در عمل امتحان کنید.
اگر میخواهید مطمئن شوید نرمافزار انتخابی شما با فرآیندهای واقعی کسبوکارتان هماهنگ است، بهترین راه، استفاده عملی از آن است.
ثبتنام نسخه آزمایشی رایگان ۷ روزه نرمافزار حسابداری ابری قیاس
در این مدت میتوانید بدون پرداخت هزینه، امکانات حسابداری، انبار، فروش و گزارشهای مدیریتی را بررسی کنید و با اطمینان بیشتری برای آینده کسبوکارتان تصمیم بگیرید.
