جلوگیری از تصمیمات سلیقه ای و لحظه ای مدیران با بکارگیری هوش تجاری در سازمان ها

اطلاعاتی که هوش تجاری از عوامل بیرونی و درونی سازمان در اختیار مدیران قرار می دهد باعث می شود تا از تصمیمات سلیقه ای و لحظه ای آنها جلوگیری شود.

به گزارش عصراقتصاد، «هوش تجاری» (Business Intelligence | BI) فرآیندی تکنولوژی‌محور برای تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات کاربردی برای کمک به مدیران و کارکنان کسب و کارها در تصمیم‌گیری است.

هوش تجاری (BI) شامل مجموعه‌ای از ابزارها، برنامه‌های کاربردی و متدولوژی‌ها است که با جمع‌آوری داده‌ها از منابع درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، داده‌ها را برای تجزیه و تحلیل آماده می‌کند. به این ترتیب در دنیایی که هر روز پیچیده‌تر می‌شود هوش تجاری ابزاری قابل اطمینان در مدیریت کارآمد کسب و کار است اما ممکن است استفاده از ابزارهای هوش تجاری برای کسب و کارهایی که به دنبال مدرن‌سازی کسب و کار با استفاده از تکنولوژی‌ها و متدهای به‌روز هستند، دشوار باشد. همین موضوع بهانه ای شد تا با دکتر محسن صادقی نیه، مشاور و مدرس کسب و کار گفت و گو کنیم که شرح آن را در ذیل می خوانید:

هوش تجاری چند سالی است که در سازمان ها مطرح شده و اخیراً بیش از پیش به آن پرداخته شده است. به طور کلی هوش تجاری چیست و چه نقشی در سازمان ها ایفا می کند؟

هوش تجاری که تحت عنوان BI که business intelligence شناخته می شود، مجموعه‌ای از فناوری‌ها و روش‌هایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات را به صورت قابل فهم و قابل استفاده تبدیل کنند. این اطلاعات شامل داده‌های داخلی و خارجی سازمان شامل فروش، مشتریان، تامین کنندگان، رقبا، بازارهای جدید و… است. به بیان دیگر، BI یک بانک اطلاعات تخصصی و دانشی در حوزه مدیریت تجاری سازمان هاست که برای تجزیه و تحلیل داده‌ها به منظور کمک به مدیران سازمانی در تصمیم‌گیری‌های بهینه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مدت هاست که برندهای معرف دنیا از آن استفاده می کنند و نتایج بسیار درخشانی نیز برایشان به ارمغان آورده است که پس از آن ها بنگاه های اقتصادی خرد و کلان و همچنین واحدهای صنعتی کوچک و متوسط و بزرگ نیز از آن بهره گرفتند. اهمیتی که هوش تجاری و نقش آن در سازمان ها دارد در دنیای امروز فوق العاده است. کمک به تعیین گرایش های تجاری کسب و کار، تحلیل دقیق بازارهای هدف، بدست آوردن سهم بزرگی از بازار، شناسایی مشتریان وفادار، تقسیم بندی مشتریان در دسته های مختلف، افزایش کارایی سازمانی، استانداردسازی بخش های مختف سازمانی از جمله نقش هایی هستند که BI در سازمان ها ایفا می کند.

با توجه به توضیحات و تعریف و نقش BI در سازمان ها و کسب و کارها، چگونه هوش تجاری زیمنه ساز تصمیم‌گیری بهتر و مطلوب تجاری خواهد شد؟

در دنیای ابر رقابتی امروز، هر ‌روز با انبوهی از ‌داده‌ها مواجه هستیم که بهره گیری از هوش تجاری و ابزارهای آن برای هر کسب و کاری خصوصاً سازمان‌ها ضرورت و اهمیت ویژه‌ای دارد. برای بهبود تصمیمات، مدیر سازمانی نیازمند آگاهی ها، مجموعه ای از شناخت ها و دانش عمیقی از عوامل گوناگون و اثرگذار شامل رقبای بالفعل، رقبای بالقوه، مشتریان در سطوح مختلف، شرکای تجاری، محیط اقتصادی داخلی، منطقه ای و بین المللی، فرایندهای داخل سازمانی و خارج سازمانی، عملکردها، شکایات، انتقادات، پیشنهادها و… دارند. این آگاهی از موضوعات وسعت دید مدیران را افزایش خواهد داد و از تصمیمات سلیقه ای، تصمیمات احساسی و لحظه ای ممانعت می کند و از سوی دیگر می توان به مراجع بالاتر مانند هیئت مدیره با ادله و سند و مدارک بدست آمده حاصل از تحقیقات برای تصمیم اخذ شده استدلال آورد. هوش تجاری، داده‌ها را به اطلاعات قابل درک و قابل استفاده تبدیل می‌کند. زیرا که به طور کلی داده‌ها خام هستند و نمی‌توانند به تنهایی مفهوم و تصویری روشنی به مدیران بدهند.

سیستم‌های BI، امکان تجزیه و تحلیل جامع اطلاعات را برای شناسایی مسیرهای کلی و مهم ارائه می‌کنند و از طریق تشخیص این مسیرها می‌توانید برنامه‌های راهبردی را اجرا یا اصلاح و ارتباط‌های بین عملکردها و جنبه‌های مختلف تجارت را درک کنید. این کار سبب افزایش وسعت دید مدیریتی از فضای داخلی و خارجی کسب و کار خواهد شد که بتوانند فرصت ها و تهدیدهای سازمان خود را بیش از پیش درک کنند و برای آن ها تصمیم گیری کنند.

پس باید فرایندی طی شود تا این تصویر روشن از کسب کار در ذهن مدیران ایجاد شود. بنابراین فرایند تبدیل داده به اطلاعاتی که به مدیران آگاهی می رساند چگونه است؟

در مرحله اول، باید مدیران بدانند که در خصوص چه موضوعی می خواهند تصمیم گیری کنند. به عنوان مثال اگر در خصوص کیفیت محصول تولیدی میخواهند تصمیم بگیرند باید آگاهی هایی از مواد اولیه فعلی، مواد اولیه جایگزین، قیمت ها، هزینه های تولید، نوع و سطح تکنولوژی تولید، نیاز بازار داخلی و خارجی، نظرات، انتقادات و پیشنهادهای مشتریان و مواردی از این دست را بدست آورند. بنابراین اطلاعاتی در خصوص پرسنل یا مثلا اطلاعات قوانین و مقررات زیاد به صورت مستقیم اثرگذار نیست.

بنابراین جمع آوری داده باید به موضوع تصمیم گیری مرتبط باشد و نکته مهم نیز سالم بودن داده هاست. به معنای آنکه داده ها اشتباه یا ناقص یا نادرست نباشند. پس از جمع آوری داده ها در سنوات گوناگون به یک روند یا یک رفتار دست می یابیم. باید رابطه معناداری بین این روندها حاصل شود و میزان اثر هر کدام بر دیگر مولفه ها مشخص شود. تصمیم گیری با این روش یکی از بهترین روش های تصمیم گیری است و سبب جلوگیری از آزمون و خطاها خواهد شد.

بنابراین تجزیه و تحلیل هوش تجاری از داده‌های صحیح سبب می‌شود مدیران به جای حدس، گمان، برداشت‌های اشتباه و پیروی کردن از احسایات خود، بتوانند از راه حل‌‌های مختلف و کارآمدی برای کسب و کار خود استفاده کنند که این انقلاب علمی که در هوش تجاری اتفاق افتاده، می‌تواند تجارت جامعه را در هر مرحله قوی‌تر و کار آمدتر کند.