سازمانهای چابک
مرتضی ایراندوست / کارشناس ارشد مدیریت صنعتی
واژه چابک در فرهنگ لغت، به معنای: حرکت سریع، چالاک، فعال، و چابکی توانایی حرکت به صورت سریع و آسان، و قادر بودن به تفکر به صورت سریع و با یک روش هوشمندانه است.
اصطلاح چابکی ( Agile ) را اولین بار ناجل و داو در موسسه تحقیقاتی یاکوکا در دانشگاه لی‌های در گزارشی تحت عنوان راهبرد بنگاهای تولیدی در قرن بیست و یکم : دیدگاه متخصصان صنعتی، منتشر کردند.بعدها پیتر دراکر برای اولین بار مفهوم موسسه چابک را به جهان کسب و کار معرفی کرد تا ضرورت افزایش انعطاف‌پذیری و پاسخگویی سازمانهای معاصر را تبیین کند.
سازمان چابک ( Agile organization ) سازمانی است که به تغییرات محیطی سریع پاسخ میدهد و انعطاف‌پذیری بالایی در رفع نیازهای مشتریان دارد. سازمان چابک و مبحث چابکی سازمان از مباحث بااهمیت در تئوری‌های سازمان و مدیریت بویژه در حوزه مدیریت زنجیره تامین و مدیریت تولید است.
بنابراین یک سازمان چابک سازمانی است که در عملکرد خود توانایی انطباق، تکامل سریع و ماندن در بالای یک محیط دائما در حال تغییر را دارا باشد.سازمانهای چابک همیشه برای یادگیری هر چیز جدید که موجب افزایش سوداوری ناشی از بهره‌گیری از فرصتهای جدید می شود اماده هستند.
سازمانهای چابک همواره بر کار و حرکت مستمر تاکید دارند و نسبت به سازمانهای پیش از خود از یکپارچگی بیشتری برخوردارند. امروزه یکی از جدیدترین شکل های سازمانی برای مقابله با چالشهای رقابتی و تغییرات سریع تکنولوژی ، تغییر پذیری ساختار سازمانی به سازمان چابک می باشد.
در سازمانهای سنتی ساختار سلسله مراتبی ایستا و جزیره‌ای با اهداف و تصمیم‌گیری‌هایی از بالا به پایین است که بیشترین قدرت حاکم نیز در رأس قرار دارد و برنامه‌ریزی و نظارت، برای جذب ارزش بیشتر برای سهامداران صورت می‌گیرد و ساختار قوی ولی اغلب سخت و کند است در مقابل، سازمان چابک شبکه‌ای از تیم‌ها در یک فرهنگ با محوریت افراد است که در چرخه یادگیری و تصمیمات سریع که بوسیله فناوری امکان‌پذیر می‌باشد، فعالیت و در راستا یک هدف مشترک قدرتمند برای ایجاد ارزش (با کمک همۀ سازمان) برای همه سهامداران، حرکت می‌کنند که برای تبدیل شدن به یک سازمان چابک، نیاز به ایجاد تغییرات اساسی در نحوه کار کارکنان، سیستمهای کار و فرهنگ سازمان است.
تنها مزیت رقابتی یک سازمان در آینده اینست که مدیران آنها بیاموزند چگونه باید زودتر از رقبا خود یاد بگیرند و این همان مفهوم چابکی است. بهترین سازمانهای چابک در شرایطی فعالیت می‌کنند که پیوسته در حال تغییر و پذیرا آن هستند.
یک سازمان چابک سریعا تصمیم می‌گیرد و پیوسته در حال تغییر است، اما همیشه تمرکز خود روی مشتری‌محور بودن را حفظ می‌کند. سازمانهای چابک سعی می‌کنند با یادگیری، ریسک را به حداقل برسانند، برای تغییراتِ پیش رو برنامه ریزی ساده‌ای کنند و بر تولیدِ محصولِ اولیه‌ی واحد در چرخه‌های فعالیتِ بسیار کوتاه تمرکز کنند.
این چرخه‌های پرشتاب، تکرارِ سریع را تقویت می‌کنند و همچنین با اجازه دادن به سازمانها برای ایجاد تغییرات کوچک و تأثیرگذار و تأیید اعتبار آنها از سوی مشتریان، یادگیری سریع محصول را رواج می‌دهند.
چابکی سازمان در دنیا پرتغییر امروز اهمیتی فزاینده دارد چرا که موفق‌ترین سازمانهای آینده، آنهایی هستند که چابک‌تر هستند. چابکی سازمانی به توانایی شرکت برای تغییر سریع یا سازگاری در پاسخ به تغییرات و هماهنگی پیوسته و نزدیک بین سازمانها، ذینفعان و سایر عوامل محیطی اشاره دارد که به سازمان این امکان را میدهد تا بطور مداوم به شرایط متغیر پاسخ دهد.
چابکی سازمانی نشان دهنده توانایی یک شرکت برای مقابله با تغییرات غیرمنتظره محیط داخلی و خارجی کسب و کار با استفاده از واکنش‌ها و پاسخ‌های سریع و خلاقانه است.
چابکی وسیله رقابتی برای همه سازمان هاست که امروزه در محیط نامطمئن و در حال تغییر مطرح است.چابکی توانایی سازمان برای عرضه محصولات و نیز خدمات با کیفیت را ارتقا داده و در نتیجه عامل مهمی برای بهره‌وری سازمانی محسوب میشود.
چابکی سازمانی عامل مهمی است که مدیران را قادر می‌سازد برخورد صحیح ، سریع و موثری با تغییرات داشته باشند، از فرصتهای بالقوه پدید آمده در اثر تغییر بهترین استفاده را ببرند، در جهت بهبود، پیشرفت سازمان و تامین اهداف و نیازهای سازمان گام بردارند و همچنین محصولات و خدمات با کیفیت بالا و در مدت زمان نسبتا کوتاه را ارائه کنند.
چابکی را می توان به صورت همسویی نزدیک سازمان با نیازهای متغیر کاری، در جهت کسب مزیت رقابتی تعریف کرد. در چنین سازمانی، اهداف کارکنان با اهداف سازمان در یک راستا قرار داشته و این دو توأم با یکدیگر درصدد هستند تا به نیازهای متغیر مشتریان پاسخ مناسبی دهند.
هسته اصلی چابکی سازمانی در مورد نحوه واکنش یک شرکت در برابر تغییرات است.مک کینزی معتقد است دو مؤلفه مهم سرعت و ثبات، چابکی را برجسته می‌کنند این دو مؤلفه مانند ستون فقرات پایدار برای چابکی سازمان هستند که به یک سکوی پرشی برای شرکت تبدیل میشوند.
هر سازمان جهت چابک شدن در کلیه فرایندهای خود نیازمند مجموعه‌ای از قابلیتهاست که قابلیت چابکی نامیده میشود.این قابلیتها به طور کلی چهار عنصر را شامل میشود که به عنوان مبنای حفظ و توسعه چابکی محسوب میشوند اگر سازمانی به دنبال چابکی است، باید این تواناییها و قابلیتها را مدنظر داشته باشد.
– پاسخگویی : به توانایی تشخیص تغییرات، واکنش سریع و بهره‌جویی از انها اشاره دارد.
– شایستگی : به توانایی کسب اهداف و مقاصد سازمان اشاره دارد.
– انعطاف‌پذیری : عبارت است از توانایی برای جریان دادن به فرایندها و کسب اهداف مختلف با استفاده از امکانات و تسهیلات یکسان.
– سرعت : عبارت است از توانایی انجام فعالیتها در کمترین زمان ممکن.
با وجود این حقیقت که امروزه بسیاری از سازمانها به صورت کلاسیک مدیریت و ادامه حیات می‌دهند اما با توجه به نیاز جوامع و تغییرات سریع از جمله تکنولوژیهای جدید، باید بدانیم که سازمانهای امروز برای موفقیت باید چابک باشند و شرایط و ویژگی های چابکی را احراز کنند.
همراه با این موضوع، محرک های فراوانی برای ایجاد چابکی در سازمان نیز وجود دارد از جمله محرکهای چابکی در سازمانهای امروزی می توان به
– فضای جدید اطلاعاتی و ارتباطی، وجود شبکه های اجتماعی و جهانی شدن در عرصه های مختلف فرهنگی و اقتصادی
– نیازهای جدید مشتریان، نیازهایی که هر روز بیشتر می شود و نیازهایی که حتی خود مخاطبان نیز از آنها آگاهی ندارند. امروزه مشتریان سازمانها بیش از پیش مطلع و متوقع هستند. همچنین تغییرات نیازهای مشتریان که به دلیل تقاضای سفارشی، افزایش انتظارهای کیفی و زمان حمل سریع‌تر به‌وجود می‌آید.
– وجود رقبای چابک، در عرصه جهانی همواره سازمان هایی در حال روی کار آمدن هستند که بیش از دیگران چابک و سریع هستند و می توانند عرصه را بر هر سازمانی تنگ کنند.
– ناپایداری و بی‌ثباتی بازار که به علت رشد بخش کوچکی از بازار، کثرت ارائه محصولات جدید و نیز افول دوره عمر محصول ناشی میشود.
– شتاب تغییرات تکنولوژیکی که با معرفی تسهیلات تولیدی جدید و کارآمد، یکپارچگی سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سیستم‌ها حاصل می‌گردد.
– تغییرات عوامل اجتماعی‌که برای حفاظت محیط زیست، انتظارهای نیروی‌کار و فشارهای حقوقی و قانونی پدیدار میشود.
اشاره نمود.البته سازمانها در فرآیند چابک سازی با برخی مشکلات مواجه هستند که عبارت است از:
– از دست دادن کارمندان شایسته که قادر به تطبیق خود با سیستم جدید نیستند یا این تغییرات را به منزله‌ی تهدیدی برای فعالیت خود می‌دانند.
– سردرگمی مدیران با سبک جدید فعالیت در فرآیندهای چابک. گاهی اوقات مدیران بیش از حد به فرآیند‌ها وابسته میشوند.
– کنار گذاشتن شدن تعدادی از کارمندان غیر ضروری پس از حذف فرآیندهای غیر ضروری.
– از دست دادن تعدادی از مشتریانی که علاقه‌ای به سبک جدید ارائه‌ی خدمات ندارند.
– سردرگمی در درک اهداف جدید به علت تحولات اساسی.
در پایان باید به این نکته اشاره کنیم در زمان حاضر چابکی برای کسب و کارها دیگر امری اختیاری محسوب نمی‌شود. تقاضای مشتری و روند بازار هر سال با سرعت بیشتری تغییر می‌کنند و نگاه کارکنان به رهبران خود است.
رهبران باید چابکی را در سازمانها نهادینه کرده و آن را به یک فرهنگ سازمانی و ارزش تبدیل کنند. کسب و کارها در دنیای دیجیتال و پر سرعتی امروزی برای بقا باید چابکی را جزئی از فرهنگ سازمانی خود کنند.
اگر کسب و کارها، چابکی سازمانی را جدی نگیرند از رقبای خود جامانده و در نهایت محکوم به زوال میشوند.
