طراحی شغل

مرتضی ایراندوست / کارشناس ارشد مدیریت صنعتی

امروزه شغل‌ها سریع‌تر از هر زمان دیگر تغییر کرده و شغل‌های جدیدی ایجاد می‌شوند و به همین دلیل، بازنگری هر موقعیت کاری و شغلی، اهمیت بسیاری پیدا کرده است. این موضوع باعث می‌شود سازمان‌ها با به‌کارگیری فرایندی به نام طراحی شغل (Job Design) بر اساس اهداف مختلف برای هر شغل برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهند.

طراحی شغل فرآیندی است که شرکت‌ها برای ایجاد شغل جدید یا افزودن وظایف به شغل موجود از آن استفاده می‌کنند. به عبارتی طراحی شغل به فرآیند تعیین نقش‌ها و مسئولیتهای کارکنان، سیستم‌ها و رویه‌ها گفته می‌شود که کارکنان باید بر اساس آن‌ها عمل کنند.طراحی شغل یکی از پیامدهای شغل شناسی و تجزیه و تحلیل شغل است که در چند دهه اخیر مورد توجه قرار گرفته است.

اساس تفکر طراحی شغل به این نگرش باز می‌گردد که خود شغل، شرایط ارائه، محتویات و رابطه ان با ویژگی‌های فرد و محیط بتواند در انگیزش کارکنان موثر باشد. مشاغلی که بطور ضعیف طراحی شده باشند اغلب منجر به خستگی، کاهش انگیزه و رضایت، کاهش بهره‌وری و افزایش هزینه‌ها خواهد شد.

اما مشاغلی که به طور قوی طراحی شده باشند باعث رضایت، رشد و پیشرفت و نهایتا افزایش بهره‌وری خواهد شد. طراحی شغل با تجزیه و تحلیل شغل آغاز می‌شود. این فرایند، تنظیم کار یا بازآرایی مجدد است که با هدف کاهش یا غلبه بر نارضایتی شغلی و بیگانگی کارکنان ناشی از کارهای تکراری و مکانیکی انجام می‌شود.

با این روش سازمانها با ارائه پاداشهای غیر پولی مانند افزایش چالش و مسئولیت بیشتر کاری، سطح بهره‌وری را بالا می‌برند.به گفته مایکل آرمسترانگ، طراحی شغل فرآیند تصمیم‌گیری در مورد محتوای یک شغل از نظر وظایف و مسئولیت‌های خود، در مورد روش‌هایی است که در انجام کار می‌توان از آن استفاده کرد.

بر اساس رویکرد انگیزشی، مشاغل باید به گونه ای طراحی شود که رضایت و انگیزه کارکنان افزایش یابد.رویکرد انگیزشی در طراحی شغل، ریشه در رویکرد روابط انسانی داشت که نگاه اقتصادی را به نگاه رفتار اجتماعی تغییر داد.

این رویکرد بر پایه این فرضیه است که مشاغل را میتوان به گونه‌ای طراحی کرد که انگیزش کارکنان و افزایش رضایت شغلی آنها را در پی داشته باشد. رویکرد مکانیکی به طراحی شغل ریشه در مکتب علمی مدیریت دارد. این رویکرد متمرکز بر یافتن بهترین راه انجام کارهاست.

در این روش، طراحی کار با هدف کارایی، موجب کاهش هزینه و افزایش ستاده و نیز خستگی کمترمی‌شود. رویکرد طراحی مکانیکی دارای این نگاه است که باکیفیت‌ترین خدمت، معتبرترین خدمت است و با وجود اینکه امروزه مدیران دریافته‌اند که گرفتاری‌های افراد، باید در فرآیند طراحی شغل مورد توجه قرار گیرد، اما هنوز هم بسیاری از سازمان‌ ها درطراحی شغل از رویکرد ماشینی استفاده می کنند.

رویکرد زیستی، سازگارسازی شغل با وضعیت فیزیکی افراد است. ازاین منظر، عوامل زیست شناختی و روانشناختی شاغل در طراحی مشاغل درنظر گرفته میشود تا تناسب بین شاغل و شغل از لحاظ تجهیزات و ابزارآلات حداکثر شود.

بر اساس این رویکرد، شغل باید طوری طراحی شود کمه ضمن رعایت ایمنی و افزایش رضایت کارکنان، حداکثر کارایی نیز به دست آید؛ یعنی شغل مطابق با ویژگی های انسان طراحی شود.

برخی از مدیران به سبکی از طراحی شغل تکیه می‌کنند که بر پنج ویژگی کلیدی شغلی هنگام ایجاد یا ایجاد مجدد یک موقعیت تاکید دارد.

این پنج ویژگی عبارتند از:

– تنوع مهارت: این به تعداد مهارت‌هایی اشاره دارد که یک شغل خاص نیاز دارد. موقعیت‌هایی که تنوع مهارت بیشتری دارند، احتمالاً کارکنان را به چالش می‌کشند و آنها را تشویق می‌کنند تا در زمینه‌های خاص شایستگی بیشتری کسب کنند.
– بازخورد: بازخورد اطلاعاتی است که کارکنان در رابطه با اثربخشی خود در یک نقش دریافت میکنند و هم از خود کار و هم از عوامل خارجی مانند رضایت مشتری ناشی می‌شود.
– هویت وظیفه: هویت وظیفه به این اشاره دارد که آیا یک فرد کل یک کار را تکمیل می‌کند یا فقط در یک قسمت از آن مشارکت می‌کند. مشاغلی که به کارمندان اجازه می‌دهد تا تکه‌های کامل کار یا اهداف را تکمیل کنند، اغلب برای کارکنان بیشتر از مشارکت در بخشی از آن کار مفید هستند.
– خودمختاری:خودمختاری میزان آزادی و استقلال یک کارمند در موقعیت خود است. افزایش استقلال ممکن است منجر به احساس مسئولیت بیشتر کارکنان در قبال وظایف خود شود.
– اهمیت کار: اهمیت کار به این اشاره دارد که چگونه شغل ممکن است بر دیگران در داخل یا خارج از شرکت تأثیر بگذارد. وقتی یک کارمند احساس می‌کند کارش بر دیگران تأثیر می‌گذارد، ممکن است در نقش خود انگیزه و رضایت بیشتری داشته باشد.

روش های طراحی شغل، به چهار دسته تقسیم می شوند:

– دسته اول تخصصی کردن مشاغل می باشد. در اوایل قرن حاضر، تئوری های افرادی چون آدام اسمیت و فردریک تیلور در طراحی مشاغل، بسیار کاربرد داشته اند. در واقع شیوه آنها به این صورت بوده است که مشاغل را با اصل تقسیم کار به سمت تخصصی نمودن مشاغل هدایت کرده اند. به این طریق شغل ها در سازمان تا حد امکان ریز و ساده شدند. برای اینکه مشاغل ساده سازی شوند باید آنها را به واحدهای کوچک تقسیم نمود، و هر کدام از واحدها خود به عنوان یک شغل مجزا در اختیار یک شخص قرار داد.

– دسته دوم چرخش شغل می باشد. با استفاده از این روش کارمندان اجاره دارند تا به صورت دوره ای مشاغل خود را با یکدیگر عوض نمایند. به این صورت از فرسودگی و خستگی جلوگیری به عمل می آورند. سازمان های بزرگ به منظور توسعه توانایی های مدیریتی کارمندان روش چرخش شغل را به کار می گیرند. البته باید در نظر داشت که چرخش شغل سبب می شود که هزینه های آموزش در سازمان بالاتر روند. کارایی کارمندان به خاطر اینکه مشغول انجام دادن شغل های مختلف هستند، کمتر می شود. این موضوع در کوتاه مدت هزینه هایی را به سازمان اضافه می کند.

-دسته سوم گسترش افقی شغل است. این روش در طراحی شغل، باعث می شود تا قلمرو شغل از راه افزایش عملیات و وظایف گوناگون، توسعه و گسترش پیدا کند. به بیان بهتر این روش وظایف را تنوع می بخشد و کارمندان به جای اینکه بخش کوچکی از یک شغل را انجام دهند، کل کار را به عهده می‌گیرند.این شیوه، خستگی را مقداری کاهش می‌دهد. مسئولیت افراد را بیشتر می‌کند و باعث می‌شود که قلمرو و میزان رضایت کارمندان را بالا رود. از نکات منفی این روش این است که جدیت افراد برای انجام وظایفشان کم می شود.

– دسته چهارم غنی سازی و توسعه عمودی شغل، محسوب می شود. این روش از روش های مهم در طراحی شغل، به حساب می آید. محتوای شغل را با استفاده از این روش افزایش می دهند. از مزیت های این روش می توان به غنی سازی شغلی، میزان آزادی، مسئولیت و کنترل در انجام وظایف اشاره کرد. به عبارت دیگر غنی سازی شغل سبب می شود تا در محتوا و سطح مسئولیت شغل تغییراتی اساسی رخ دهد. این موضوع فرد شاغل را بیشتر درگیر کار می کند و همین باعث می شود تا فرصتی برای رسیدن به موفقیت و رشد او فراهم شود.

هکمن معتقد است هرگاه شغلی خواه به سبب فناوری تازه یا تجدیدنظر در تشکیلات سازمانی یا براساس نظر مدیران وکارشناسان منابع انسانی ، تغییرکند گفته می‌شود که طراحی مجدد شغل انجام شده است. لذا طرحریزی دوباره شغل به هرگونه فعالیتی اطلاق می شود که شامل تغییر مشاغل خاصی باشد که هدف آن; افزایش کیفیت، تجربه کاری کارکنان و نیز بهره وری بیشتر ضمن کار است.آنچه که طراحی‌های مجدد شغلی مدنظر قرار میدهند، نیازهای سازمانی ، محیطی ورفتاری شغل است . طراحان شغل این عوامل را مورد توجه قرار داده و سعی در خلق مشاغلی می کنند که هم مولد و هم ارضاءکننده باشند.

طراحی شغل مزایای بسیاری را برای سازمان در سطح کلان و در سطح فردی به همراه دارد که از ان جمله میتوان به:

۱- افزایش رضایت شغلی ۲- رفع خستگی حین کار ۳- بهبود کیفیت کار ۴- ارائه کار چالش برانگیز ۵- افزایش بازده و کاهش هزینه ۶- کاهش تعداد نیروی انسانی اشاره کرد.

طراحی شغل با دو هدف عمده انجام می‌شود:

– براورده کردن الزامات سازمان در خصوص بهره وری، کارایی عملیاتی و کیفیت محصول یا خدمات.
– ارضای نیازهای افراد به جذاب بودن شغل، چالشی بودن شغل، و ارضای نیاز به موفقیت در شغل.
روشن است که این اهداف به یکدیگر مرتبط هستند. هدف کلی از طراحی شغل، یکپارچه سازی نیازهای فرد با نیازهای سازمان است.