ترجمه: پوراندخت رمدانی
با اینکه دورکاری ارزش‌ها و فواید زیادی دارد، برخورداری از کارمندانى از مناطق جغرافیایی مختلف، سبب شده است شرکت‌ها برای دورکاری‌های مجازى با چالشی به نام برنامه‌ریزى استراتژیک کارآمد مواجه شوند. البته حضور نداشتن در محیط‌های خشک سازمانی، زمینه‌هاى فکرى شما و پرسنل را به سوى برنامه‌ریزى استراتژیک بازتر مى کند. در ادامه پنج توصیه حرفه‌ای را با شما در میان خواهم گذاشت تا به شما در طرح‌ریزى برنامه اى موثر و کارآمد کمک می‌کند.
۱. تحلیل و درک داده‌ها
قبل از اندیشیدن به برنامه‌ریزى آینده، باید برنامه‌هاى گذشته را تجزیه و تحلیل کنید. هیجان در برنامه‌ریزى براى آینده شغلی سبب نداشتن توجه کافی به موفقیت‌ها و ناکامی‌ها می‌شود. شرکت‌های دورکار باید وضع دورکاری شرکت‌های رقیب را در سال جاری تحلیل کنند. پرسش‌های ذیل می‌تواند در تحلیل وضع ارگان‌ها به شما کمک کند: آیا ارتباطات به اندازه کافی کارآمد بوده‌اند؟ آیا دورکاری کارمندان عامل بروز مشکل بوده است و اگر پاسخ مثبت است چه راهکاری برای حل آن وجود دارد؟ آیا کارمندان جدید می توانند به خوبی با محیط مجازی شرکت هماهنگ شوند؟ آیا شرکت ما مسیر صحیحی را طی می‌کند؟ بنابراین بخشی از زمان خود را به بررسی وضع فعلی شرکت اختصاص دهید. رشد و پیشرفت در هر شرکت، سبب تغییرات در زیرساخت‌ها می‌شود. مطمئن شوید که زیرساخت‌های دورکاری با اهداف و برنامه‌های شرکت همسو باشند.
۲. جویا شدن نظر کارمندان
اغلب مدیران روزانه با اعضای تیم خود مشورت می‌کنند اما برخی بر این باورند که برنامه‌ریزی استراتژیک موضوعی معطوف به تیم مدیران است. اگر از دیدگاه‌های سران شرکت خود استفاده نکنید، منابع ارزشمندی را از دست خواهید داد؛ معاونان از قابل اعتمادترین افراد برای ایده‌پردازی و مشورت کردن و مدیر اجرایی شرکت مناسب‌ترین فرد برای کمک به برنامه‌ریزی و پیشرفت شرکت است. مدیران شرکت دیدگاه‌های خاص خود را دارند که ممکن است به جلسات روزانه راه پیدا نکرده باشند. کارمندان در زمان استراحت به بحث و گفت‌و‌گو درباره ایده‌های خود می‌پردازند اما در موارد دورکاری وظیفه شماست که زمان مشخصی را برای ایده‌پردازی و جویا شدن نظرات دیگران اختصاص دهید و نگرش خود را با تحولات، تغییر دهید.
۳. شفافیت بیان و وضوح تصمیمات
در جریان قرار دادن تمامی افراد تیم مدیریتی در شرکت‌های دورکار ممکن است کار سختی به نظر برسد؛ زیرا که امکان برگزاری جلسات رودررو وجود ندارد. یکی از روش‌های از بین بردن چنین چالشی، شفافیت کردن اهداف شرکت برای تمام افراد و در تمام مدت سال است. بیان واضح تصمیمات و اهداف شرکت به کارمندان در هر موقعیت جغرافیایی اجازه می‌دهد در کار و هدف خود متحد و متعهد باشند. بیان واضح اهداف سبب هم‌ترازی بین کارمندان و همچنین روشن شدن تاثیر نقش آن‌ها در آینده شرکت و محقق شدن اهداف دارد. تمام کارمندان هنگام برنامه‌ریزی به وضوح از اهداف شرکت مطلع‌اند و فرایند کاری خود را با بهره‌وری بالایی انجام می‌دهند.
۴. برنامه از پیش تعیین‌شده
برنامه‌ریزی موضوعی حیاتی است اما نیازی به اعمال صد درصدی ندارد. همواره تغییرات احتمالی در برنامه خود را پذیرا باشید و در نظر بگیرید با توجه به تغییر وضع اقتصادی تغییر برخی جوانب برنامه کاری احتمال بهبود کارکرد را افزایش خواهد داد. اگر تصمیم گرفتید که در سیستم یا فرایندهای کاری خود تغییراتی ایجاد کنید، در زمانی تغییرات را اعمال کنید که مطمئن شوید کمترین خلل را در کار به‌وجود می‌آورد. در ماه‌های شلوغ کاری، بهترین کار اجتناب از تغییرات بزرگ و تمرکز بر هدف و نیازهای کنونی شرکت است.
۵. برنامه‌ریزی محدود به زمان
معمولا شرکت‌های بزرگ در راستای تدوین برنامه‌ریزی سالانه خود اقدام به برگزاری جلسات و نشست‌های مدیران در اتاق کنفرانس می‌کنند که پس از روزها بررسی، نتیجه آن برنامه‌ای قوی و مناسب است. مدیران مشاغل مجازی و مدیران دورکار برای برنامه‌ریزی موثر و ایده‌پردازی، نیازمند حضور فیزیکی در اتاقی مشترک نیستند. فرایند برنامه‌ریزی باید دارای محدودیت زمانی باشد. تاریخ شروع برنامه‌ریزی را به طور دقیق یادداشت کنید و برای زمان پایان آن تاریخی را مشخص کنید. مطمئن شوید اعضا تیم شما زمان کافی برای ایده‌پردازی و تصمیم‌گیری دارند؛ بازه زمانی را نه آنقدر کوتاه در نظر بگیرید که کسی فرصت فکر کردن نداشته باشد و نه آنقدر طولانی که منجر به پشت گوش انداختن شود.
برنامه‌ریزی استراتژیک کارامد، ضمن سوق دادن شرکت در راستای رسیدن به موفقیت، سبب همسو شدن کارمندان دور کار با اهداف، افزایش روحیه کار، استحکام تعلق خاطر و موفقیت در سال جاری می‌شود.
منبع: سایت entrepreneur
