تدوین برنامه جامع مبارزه با پولشویی در شرکت ها ( بخش پایانی)

مهرداد حاجی زاده فلاح، مشاور ارشد مبارزه با پولشویی

برای اجرای موفقیت آمیز رویه های مبارزه با پولشویی(AML) و جلوگیری از پولشویی، شرکتها به یک برنامه انطباق موثر نیاز دارند.

دستیابی به این امر آسان نیست و نیازمند برنامه ریزی و اجرای تیم ریسک و انطباق است. در بخش نخست به تعریف و اهمیت برنامه انطباق و سه رکن اصلی ان پرداختیم و در ادامه به ارکان دیگر و ۷ مرحله برای ایجاد یک برنامه انطباق AML موفق آن می پردازیم:

۴. حسابرسی و بررسی مستقل

حسابرسی مستقل به شرکت کمک می کند تا میزان اثربخشی برنامه انطباق خود را ارزیابی کند. این باید توسط شخصی انجام شود که به سازمان وابسته نیست یا در روند توسعه طرح انطباق دخالت ندارد. این یک راه عالی برای نظارت بر وضعیت فعلی سازمان، تشخیص ناسازگاری ها و اثربخشی سیاست ها و رویه های جاری است.

این مورد همچنین چگونگی تطبیق کارکنان و مدیریت ارشد با خط مشی ها و رویه ها را ارزیابی می کند. فرهنگ انطباق را اعمال می کند که بخشی جدایی ناپذیر از سیستم انطباق قوی یک سازمان است.

۵. شناسایی دقیق مشتری را انجام دهید

این ستون بر روی بررسی فردی که پشت حساب است برای تخمین سطوح خطر و جمع‌آوری اطلاعات مرتبط در مورد آنها تمرکز دارد. شناسایی دقیق مشتری بخش مهمی از برنامه های انطباق AML است و باید بر اساس نمایه های ریسک پس از در نظر گرفتن عواملی مانند ماهیت رابطه تجاری، صنعت، حوزه قضایی، منبع وجوه و موارد دیگر اجرا شود. این همچنین شامل به‌روزرسانی اطلاعات مشتری به صورت دوره‌ای پس از موفقیت‌آمیز بودن فرآیند ورود است.
‌

مجازات های عدم رعایت رویه های شناسایی نمی توان دست کم گرفت. در سال ۲۰۱۹ یک بانک استرالیایی ۱.۳ میلیارد دلار جریمه شد که بزرگترین جریمه ای بود که یک بانک استرالیایی در آن زمان دریافت کرده بود. در نهایت، این بانک به دلیل عدم گزارش ۲۳ میلیون تخلف از مقررات پولشویی، از جمله عدم نگهداری سوابق نقل و انتقالات وجوه، نظارت بر ریسک های مرتبط با این فعالیت، و فرایندهای ناکافی KYC برای تراکنش های مربوط به استثمار کودکان جریمه شد.

۷ مرحله برای ایجاد یک برنامه انطباق AML موفق

یک پیوند مشترک در خرابی های AML به عدم اجرای سیاست های مدیریت ریسک مناسب، به ویژه با توجه به بررسی دقیق مشتری و تشکیل پرونده مدیریت بازمی گردد. بسیاری از این مسائل با دستورالعمل‌های روشن در مورد رویه‌های بررسی دقیق مشتری و یک کانال در دسترس برای تشدید فعالیت‌های مشکوک قابل اجتناب هستند.
‌انجام و حفظ یک برنامه انطباق موثر AML با در نظر گرفتن عوامل بسیاری چالش برانگیز است. برای اطمینان از اینکه

سازمان‌ها خط‌مشی مناسبی دارند، مراحل زیر را برای ایجاد و مدیریت برنامه انطباق AML در زیر بیان می‌کنیم:
‌

مرحله ۱. مساله را ازسطوح بالای سازمانی تنظیم کنید

هر برنامه موفق انطباق AML از سطوح بالای سازمانی شروع می شود. سازمان باید همکاری و تعامل با تیم ریسک و انطباق را از ابتدای فرآیند توسعه ارتقا دهد. فرهنگ ریسک مشارکتی برای حصول اطمینان از ارزش‌گذاری تلاش‌های مربوط به ریسک و انطباق ضروری است، اما همچنین باعث صرفه‌جویی در زمان و تلاش ارزشمند در عملیات انطباق در سراسر سازمان می‌شود.

اعضای ارشد تیم و رهبران باید رعایت را در اولویت قرار دهند و ارتباطات و همکاری را برای ایجاد یک لحن سازمانی خوب تشویق کنند.

مرحله ۲. انتصاب یک افسر انطباق

هر برنامه انطباق به یک رهبر روشن نیاز دارد که مسئول هدایت تیم، حل مسائل پیش آمده و اطمینان از اجرای صحیح برنامه انطباق در سراسر سازمان است.
‌

مرحله ۳. یک خط مشی انطباق کتبی ایجاد و به اشتراک بگذارید

یک خط مشی و رویه انطباق واضح و مدون طرحی را ایجاد و اجرا می کند که باید به آن پایبند بود. پیش‌نویس خط‌مشی ساختار حاکمیتی را برای سازمان فراهم می‌کند که در آن نقش‌ها و مسئولیت‌های روشن ایجاد می‌شود، کانال ارتباطی بین بخش‌ها ایجاد می‌شود، و نقشه‌هایی را نشان می‌دهد که چگونه منابع نقش خود را در حفظ انطباق ایفا می‌کنند.
‌

خط مشی انطباق نه تنها باید به وضوح در یک سند مکتوب تنظیم شود، بلکه باید برای کل سازمان قابل دسترسی باشد تا همه اعضا نقش و تعهدات خود را درک کنند.

مرحله ۴. اجرای یک برنامه آموزشی برای کارکنان

ارائه دسترسی به برنامه انطباق کافی نیست. همه اعضای تیم باید نقش ها و مسئولیت های خود را در رابطه با عملیات AML درک کنند. این به معنای آموزش متخصصان ریسک و انطباق و کل کارکنان است. هر یک از اعضای تیم باید بدانند که چگونه تحت تأثیر برنامه AML قرار می گیرند، مسئولیت های خود را دارند و چگونه وظایف خود را به روشی مطابق با خط مشی AML انجام دهند.
‌

یک برنامه آموزشی بسازید که کارکنان جدید را بکار گیرد و همچنین کارکنان را در طول مدتی که با سازمان شما کار می کنند، بازآموزی و تازه کند. این برنامه باید به طور مرتب به روز شود تا مرتبط و تازه بماند و اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم از نقش ها و مسئولیت های خود آگاه هستند.

مرحله ۵. نظارت مداوم را انجام دهید

نظارت بر تراکنش و رفتار یک عنصر اساسی از یک سیاست AML موفق است. این به تیم‌های پیروی کمک می‌کند تا علائم قرمز، ناسازگاری‌ها یا مشکلات بالقوه‌ای را که ممکن است ایجاد شود شناسایی کنند. این موضوع شامل بازبینی خط‌مشی‌ها و حصول اطمینان از آموزش کارکنان برای درک انطباق، تجزیه و تحلیل شاخص‌های ریسک، نظارت بر تراکنش‌ها از همه نوع و ماندن در بالای هر گونه به‌روزرسانی یا تغییر نظارتی است.

مرحله ۶. حسابرسی های داخلی را برای بررسی عملکرد مالی اجرا کنید

انجام ممیزی های انطباق هر از گاهی و بررسی و به روز رسانی آنها با توجه به وضعیت فعلی شرکت، خطرات و الزامات قانونی بسیار مهم است. تیم های کلاهبرداری باید به طور منظم برنامه انطباق AML خود را بررسی کنند و زمینه های بهبود را شناسایی کنند.

واقعیت این است که همانطور که تلاش‌های پولشویی دائماً در حال تغییر است، روش‌های تشخیص و پیشگیری نیز باید تغییر کند. به طور مداوم برنامه را از نظر نقاط ضعف بررسی کنید و به روز رسانی هایی انجام دهید که توانایی شما را برای کاهش تقلب بهبود می بخشد. این یک روش خوب است که نه تنها ممیزی داخلی انجام دهید ، بلکه از حسابرسان خارجی نیز بخواهید خط مشی انطباق شما را بررسی کنند.

مرحله ۷. راهبردهای مدیریت حوادث را تنظیم کنید

اگر از قبل آماده شده باشید، رسیدگی به مشکلات بسیار ساده تر است. به عنوان بخشی از برنامه انطباق شما، مهم است که دستورالعمل ها و رویه های خاصی را برای رسیدگی به انواع حوادثی که ممکن است رخ دهد، مشخص کنید.

‌دستورالعمل‌های واضح برای نقض‌های امنیتی، انواع مختلف فعالیت‌های مشکوک و سوء رفتار داخلی به شما امکان می‌دهد سریع و چابک واکنش نشان دهید. این به تیم های ریسک و انطباق کمک می کند تا به راحتی مسائل را بررسی کنند، سرعت عملیات را افزایش دهند و اطمینان حاصل کنند که همه مقررات رعایت می شوند.